Wie aus einer guten Idee ein europaweit erfolgreicher Lebensmittelgroßhändler wurde
In meinem Berufsleben habe ich viele ERP-Projekte begleitet. Familienunternehmen, mittelständische Betriebe, internationale Konzerne und auch einige Start-ups. Jedes Projekt ist anders. Manche dauern nur wenige Monate, andere begleiten einen über viele Jahre. Und manchmal gibt es Unternehmen, bei denen man schon nach dem ersten Gespräch das Gefühl hat, dass hier etwas entstehen kann.
Genau so ging es mir mit HW Foods.
Heute, fünf Jahre später, haben wir gemeinsam eine ausführliche Success Story veröffentlicht. Darin beschreiben wir die technische Entwicklung des Projekts, die internationale Ausrichtung und die heutige Systemlandschaft. Mir ist dabei aber aufgefallen, dass dort etwas fehlt: die Geschichte dahinter. Denn bevor aus einem europaweit tätigen Lebensmittelgroßhändler wurde, was HW Foods heute ist, war da erstes Treffen in unserem Büro in Pforzheim, ein Unternehmer mit einer klaren Idee und ein ERP-Projekt, das gerade erst begann.
Es war kein klassisches Einführungsprojekt
Viele ERP-Projekte starten mit Workshops über bestehende Prozesse, Datenmigrationen und gewachsene Systemlandschaften.
Bei HW Foods war das anders.
Das Unternehmen war eine Neugründung. Es gab keine Altdaten, die übernommen werden mussten, keine historisch gewachsenen Strukturen und keine komplizierten Altprozesse. Stattdessen haben wir die Stammdaten gemeinsam aufgebaut. Ich erinnere mich noch gut daran, dass wir mit gerade einmal etwas mehr als zwanzig Artikeln begonnen haben. Für Außenstehende klingt das vielleicht nach einem kleinen Projekt. Für mich war es der Beginn von etwas, das sich in den folgenden Jahren kontinuierlich entwickeln sollte. Mit einer Standardinstallation von Microsoft Dynamics 365 Business Central, dem DATEV-Kontenrahmen und den notwendigen Schulungen stand schon nach kurzer Zeit ein funktionierender Betrieb. Die Finanzbuchhaltung blieb zunächst bewusst beim Steuerberater. Das war für die damalige Unternehmensgröße genau der richtige Weg und hat gezeigt, dass Digitalisierung nicht bedeutet, alles auf einmal machen zu müssen. Manchmal ist eine pragmatische Lösung die bessere Lösung.
Mich hat etwas anderes beeindruckt
Was mir bis heute in Erinnerung geblieben ist, war gar nicht die Technik.
Es war Louis Weber.
Man merkt relativ schnell, ob jemand einfach ein ERP-System kaufen möchte oder ob er bereits ein klares Bild von seinem Unternehmen hat. Herr Weber gehörte eindeutig zur zweiten Gruppe. Er wusste sehr genau, welche Kunden er gewinnen wollte, welche Prozesse dafür notwendig sein würden und dass professionelles Wachstum nur mit einer professionellen Systemlandschaft funktioniert. Gerade im Lebensmittelhandel ist das entscheidend. Wer große Handelsketten beliefern möchte, muss EDI beherrschen, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten sauber verwalten und unterschiedlichste Anforderungen der Handelspartner zuverlässig abbilden können. Darüber mussten wir eigentlich nie diskutieren. Die Richtung war von Anfang an klar.
Mit jedem neuen Kunden wurde auch das Projekt größer
Interessant wurde es eigentlich erst nach dem Go-live. Denn mit jedem neuen Kunden kamen neue Anforderungen hinzu. Im Lebensmittelgroßhandel gleicht kaum ein Projekt dem anderen. Neue Logistikpartner, unterschiedliche Prozesse und die Anforderungen großer Handelsunternehmen sorgen dafür, dass sich ein ERP-System kontinuierlich weiterentwickeln muss. Genau das haben wir in den vergangenen Jahren gemeinsam erlebt. Besonders spannend war dabei die Integration der Logistikprozesse. Informationen zu Lieferungen, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten mussten zuverlässig in Business Central verarbeitet werden, damit sie entlang des gesamten Prozesses – vom Wareneingang bis zur Rechnung – jederzeit verfügbar sind. Gerade im Lebensmittelhandel ist das eine wesentliche Voraussetzung für reibungslose Abläufe. Mit dem Wachstum von HW Foods kamen außerdem immer mehr nationale und internationale Handelspartner hinzu. Jeder von ihnen stellte eigene Anforderungen an den elektronischen Datenaustausch. Gleichzeitig mussten auch auf der Einkaufsseite unterschiedliche Arbeitsweisen berücksichtigt werden. Nicht alle Informationen lagen bereits digital oder in einem einheitlichen Format vor. Deshalb haben wir gemeinsam Lösungen entwickelt, die bestehende Abläufe möglichst weit automatisieren, ohne sie unnötig kompliziert zu machen.
Genau darin liegt für mich gute ERP-Beratung: Nicht jedem Unternehmen einen Standardprozess überzustülpen, sondern gemeinsam einen Weg zu finden, der zum Unternehmen passt und mit ihm wachsen kann.
Irgendwann merkt man, dass das Unternehmen „erwachsen“ geworden ist
Wenn man ein Unternehmen über mehrere Jahre begleitet, verändert sich auch der Blick auf das Projekt. Man denkt irgendwann nicht mehr darüber nach, wie viele Artikel ursprünglich angelegt wurden oder welche Schnittstelle zuletzt entwickelt wurde. Man sieht vielmehr, wie aus einem kleinen Start-up Schritt für Schritt ein etabliertes Unternehmen wird.
Heute beliefert HW Foods Kunden in 28 europäischen Ländern, arbeitet mit zahlreichen Handelsketten zusammen und steuert komplexe internationale Prozesse über Microsoft Dynamics 365 Business Central. Aus einem externen Lager wurden viele, aus wenigen Artikeln ein umfangreiches Sortiment und aus einer guten Idee ein erfolgreiches Unternehmen. Genau diese Entwicklung zeigt auch unsere aktuelle Success Story sehr eindrucksvoll.
Ein ERP-Projekt ist eigentlich nie abgeschlossen
Viele glauben, ein ERP-Projekt endet mit dem Go-live. Nach meiner Erfahrung beginnt die eigentliche Zusammenarbeit oft erst danach. Unternehmen entwickeln sich weiter. Neue Kunden kommen hinzu, Märkte verändern sich und Technologien ebenfalls. Deshalb wächst auch ein ERP-System kontinuierlich mit. Genau das erleben wir gerade wieder. Nachdem HW Foods auf die aktuelle Business-Central-Version aktualisiert wurde, bereiten wir nun gemeinsam den nächsten Schritt vor – den Wechsel in die Microsoft Public Cloud. Wieder beginnt ein neues Kapitel. Und ehrlich gesagt freue ich mich darauf genauso wie damals auf das erste Projekt.
Was fünf Jahre Zusammenarbeit zeigen
Wenn ich heute auf HW Foods schaue, freue ich mich natürlich darüber, dass aus technischer Sicht eine moderne und leistungsfähige ERP-Lösung entstanden ist. Noch mehr freue ich mich aber über den Weg, den das Unternehmen gegangen ist. Ich erinnere mich an unser erstes Gespräch in Pforzheim, an die ersten Artikel, an die ersten Stammdaten und an die ersten gemeinsamen Entscheidungen. Damals war vieles noch Zukunft. Heute ist daraus ein europaweit tätiges Unternehmen geworden.
Vielleicht macht mich das ein kleines bisschen stolz. Nicht, weil wir ein ERP-System eingeführt haben. Sondern weil wir dieses Unternehmen über fünf Jahre begleiten durften und miterleben konnten, wie aus einem jungen Start-up ein erwachsener, erfolgreicher Lebensmittelgroßhändler geworden ist. Genau deshalb veröffentlichen wir die Success Story auch erst heute. Manche Projekte brauchen Zeit, um ihre Geschichte erzählen zu können. Und manche Geschichten sind es wert, nicht nur die Technik zu beschreiben, sondern auch den gemeinsamen Weg dorthin.
Success Story herunterladen
Erfahren Sie in unserer ausführlichen Success Story, wie HW Foods mit Microsoft Dynamics 365 Business Central den Weg vom Start-up zum europaweit tätigen Lebensmittelgroßhändler gemeistert hat. Die Success Story zeigt, wie ERP, EDI-Prozesse und eine skalierbare Systemlandschaft das nachhaltige Wachstum des Unternehmens unterstützt haben – mit Einblicken in Herausforderungen, Lösungen und die gemeinsame Entwicklung über fünf Jahre.
→ Jetzt die Success Story herunterladen
ERP-Lösungen für den Lebensmittelhandel
Jedes Unternehmen im Lebensmittelhandel steht vor individuellen Herausforderungen – von Chargen- und Mindesthaltbarkeitsverwaltung über EDI-Anbindungen bis hin zur Zusammenarbeit mit Handelsketten. Auf unserer Branchenseite erfahren Sie, wie Microsoft Dynamics 365 Business Central speziell auf die Anforderungen der Lebensmittelbranche zugeschnitten werden kann und welche Lösungen OTE für Hersteller, Importeure und Großhändler bietet.
→ Mehr über ERP-Lösungen für den Lebensmittelhandel erfahren
