Als Optimal Systems vor rund eineinhalb Jahren auf uns zukam, ging es um die Business-Central-Seite einer Schnittstelle zu enaio. Die Kompetenz im Dokumentenmanagement war dort vorhanden. Gesucht wurde ein Partner, der Business Central nicht einmalig anbindet, sondern die Lösung über Jahre weiterentwickelt. Meine erste Reaktion war keine technische. Wir arbeiten seit Jahren mit Continia Document Capture, und die Lösung funktioniert bei unseren Kunden. Meine Frage war deshalb schlicht: Warum eine zweite?
Die Frage war falsch gestellt
Wir haben zwei Produkte verglichen, die man nicht gegeneinanderstellen kann. Die Antwort kam nicht aus einem Feature-Vergleich, sondern aus den Prozess-Workshops – und sie lässt sich auf eine einzige Frage zurückführen: Wo entsteht der Prozess? Bei Document Capture beginnt und endet er im ERP. Der Beleg kommt herein, wird erkannt, geprüft, gebucht. Business Central ist der Ort, an dem gearbeitet wird; das Dokument ist Mittel zum Zweck. Bei enaio ist es umgekehrt. Das Dokument ist führend, das DMS trägt den Prozess, und Business Central ist eine Station darin – eine wichtige, aber nicht der Ausgangspunkt.
Am deutlichsten wird das dort, wo enaio traditionell stark ist: in öffentlichen Einrichtungen und in Organisationen mit ausgeprägten Verwaltungsstrukturen. Wenn ein Vorgang über mehrere Freigabestufen läuft, wenn dokumentiert sein muss, wer wann was entschieden hat, und wenn die Nachvollziehbarkeit des Wegs genauso zählt wie das Ergebnis – dann liegt der Prozess im Dokumentenmanagement. Business Central kommt in dem Moment ins Spiel, in dem daraus ein Beleg wird. Das sage ich ausdrücklich als ERP-Partner und nicht als DMS-Experte. Die Tiefe im Dokumentenmanagement liegt bei Optimal Systems, nicht bei uns. Genau deshalb machen wir das gemeinsam und nicht allein. Damit war für mich entschieden, dass die Schnittstelle sinnvoll ist. Nicht als Ersatz für etwas Bestehendes, sondern für Projekte, in die wir mit Document Capture ohnehin nicht hineinkommen.
Rollen klären, bevor man entwickelt
Nach dieser Entscheidung haben wir zunächst nicht entwickelt. Wir haben mit Optimal Systems die Anwendungsfälle durchgesprochen: Welche Informationen laufen zwischen den Systemen? Welches System übernimmt welche Aufgabe? Wo endet der Dokumentenprozess, wo beginnt der ERP-Prozess? Diese Fragen klingen nach Vorarbeit. Tatsächlich entscheiden sie über Dinge, die man später nur teuer korrigiert: Wer räumt auf, wenn eine Buchung fehlschlägt? Was passiert bei einem zweiten Durchlauf desselben Belegs? An welchen Support wendet sich der Anwender, wenn etwas hängt? Wenn die Zuständigkeiten sauber definiert sind, wird die technische Umsetzung meist der einfachere Teil.
Ein Anwendungsfall statt einer Funktionspalette
Wir hätten versuchen können, von Anfang an möglichst viel abzudecken. Wir haben uns bewusst dagegen entschieden. Das Pilotprojekt konzentriert sich auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen – ein Prozess, den beide Seiten kennen und an dem sich das Zusammenspiel unter realen Bedingungen zeigt. Das Projekt ist aktuell in der Testphase, der produktive Einsatz ist für Anfang 2027 vorgesehen. Weitere Ausbaustufen planen wir gemeinsam als Roadmap. Dass während der Umsetzung bereits neue Anforderungen entstanden sind, war zu erwarten. Das spricht nicht gegen den Zuschnitt, sondern dafür: Sie kommen jetzt aus der Praxis und nicht aus einem Konzeptpapier.
Zur Partnerschaft
Optimal Systems bringt die Erfahrung im Dokumentenmanagement mit, wir die aus Business Central und den ERP-Prozessen unserer Kunden. Was die Zusammenarbeit angenehm macht, ist banal und trotzdem selten: Keiner erklärt dem anderen dessen Produkt.
Was wir noch nicht wissen
Ob die Abgrenzung, die wir uns erarbeitet haben, in der Praxis so trägt, wird sich erst im Betrieb zeigen. Ich rechne damit, dass es Fälle geben wird, die sich nicht sauber der einen oder anderen Seite zuordnen lassen – und dass die Roadmap danach anders aussieht als heute. Die anfängliche Skepsis hat trotzdem ihren Zweck erfüllt. Sie hat uns eineinhalb Jahre lang davon abgehalten, eine Lösung zu bauen, bevor wir die Aufgabe verstanden hatten.
Welche Lösung passt zu Ihrem Prozess?
Je nachdem, wo Ihre Prozesse entstehen und wie Dokumente darin eingebunden sind, können unterschiedliche Ansätze sinnvoll sein. Erfahren Sie mehr über enaio und Continia Document Capture und darüber, wie sich beide Lösungen im Zusammenspiel mit Microsoft Dynamics 365 Business Central einsetzen lassen.
