Export in die Schweiz oder andere europäische Märkte ist für viele Unternehmen ein logischer Schritt. Die Prozesse dahinter sind es oft nicht. Warum wir uns als OTE entschieden haben, genau hier anzusetzen und wie daraus eine integrierte Lösung für Microsoft Dynamics 365 Business Central entstanden ist.
Ein Thema, das uns immer wieder begegnet ist
Es gibt Themen, die begegnen uns in Projekten immer wieder. Export gehört definitiv dazu.
Gerade bei Kunden, die mit einem stabilen Microsoft Dynamics 365 Business Central System arbeiten und wachsen, kommt früher oder später der Moment, an dem neue Märkte erschlossen werden sollen. Häufig beginnt es mit der Schweiz. Ein Markt, der nah ist, wirtschaftlich spannend und oft der erste Schritt über die Grenze hinaus.
Und genau an diesem Punkt haben wir über die letzten Jahre immer wieder sehr ähnliche Situationen erlebt.
Wenn ein funktionierendes System plötzlich an seine Grenzen kommt
Auf den ersten Blick ist alles gut aufgestellt. Das ERP-System läuft stabil, die Prozesse im Inland funktionieren, die Organisation ist eingespielt. Man hat das Gefühl, dass die Systemlandschaft passt. Und dann kommt der Export. Plötzlich entstehen Themen, die vorher keine Rolle gespielt haben. Zolldokumente müssen erstellt werden, Exportdeklarationen korrekt übermittelt werden, steuerliche Besonderheiten berücksichtigt werden. Lieferpapiere müssen ergänzt werden und spätestens bei den ersten Retouren aus dem Ausland wird klar, dass der Prozess nicht einfach nur erweitert werden kann.
In der Praxis führt das häufig dazu, dass sich neben dem eigentlichen ERP-System eine zweite Welt aufbaut. Daten werden übertragen, Dokumente manuell erstellt oder nachbearbeitet und viele Abläufe hängen an einzelnen Personen, die genau wissen, wie alles zusammenpasst. Wir haben in Projekten immer wieder gesehen, wie viel Aufwand genau an dieser Stelle entsteht. Nicht, weil die Systeme schlecht sind, sondern weil sie an dieser Schnittstelle schlicht nicht miteinander arbeiten.
Der Wunsch ist eigentlich sehr klar
Wenn man in diesen Situationen mit den Kunden spricht, sind die Erwartungen erstaunlich eindeutig.
Eigentlich möchte niemand zusätzliche Tools, keine komplexen Nebenprozesse und auch keine Abhängigkeit von einzelnen Personen. Der Wunsch ist vielmehr, dass der Versand direkt aus dem Microsoft Dynamics 365 Business Central System heraus funktioniert, dass die Zollabwicklung automatisiert und sicher abläuft und dass auch Themen wie Retouren sauber und nachvollziehbar im System abgebildet sind.
Also genau das, was man von einem modernen ERP-System erwarten würde. Und trotzdem war genau das in vielen Fällen nur mit erheblichem Aufwand möglich.
Unser Weg bei OTE
Aus genau diesen Erfahrungen heraus haben wir uns bei OTE irgendwann eine sehr einfache Frage gestellt. Warum ist das so kompliziert und vor allem, wie können wir diesen Schritt für unsere Kunden einfacher machen?
Für uns war schnell klar, dass die Lösung nicht darin liegt, ein weiteres System einzuführen oder zusätzliche Prozesse aufzubauen. Die Lösung musste dort ansetzen, wo die Arbeit ohnehin stattfindet, nämlich direkt im Microsoft Dynamics 365 Business Central System.
Gemeinsam mit exporto
Um diesen Ansatz umzusetzen, haben wir uns bewusst für die Zusammenarbeit mit exporto entschieden. exporto bringt genau die Erfahrung mit, die im Exportgeschäft entscheidend ist. Cross Border Versand, Zollprozesse, regulatorische Anforderungen und auch Retouren über Ländergrenzen hinweg sind dort tägliches Geschäft.
Unsere Aufgabe war es, diese Logik so in Business Central zu integrieren, dass sie sich für den Anwender nicht wie ein zusätzlicher Schritt anfühlt, sondern wie ein natürlicher Teil des bestehenden Prozesses. Daraus ist der exporto Connector für Microsoft Dynamics 365 Business Central entstanden.
Der Unterschied zeigt sich im Alltag
Was sich dadurch verändert, merkt man nicht in einer Präsentation, sondern im täglichen Arbeiten.
Der Anwender bleibt im System und arbeitet weiterhin in seiner gewohnten Umgebung. Der Versand wird direkt aus dem Auftrag angestoßen, die notwendigen Daten werden automatisch übernommen und die Zolldokumente im Hintergrund erstellt und übermittelt. Gleichzeitig werden die Daten geprüft, bevor Fehler überhaupt entstehen können. Und auch Retouren, die im internationalen Geschäft oft für zusätzlichen Aufwand sorgen, lassen sich strukturiert und nachvollziehbar abbilden.
Was vorher aus vielen einzelnen Schritten bestand, wird zu einem durchgängigen Prozess. Und genau an diesem Punkt entsteht das, was sich viele Unternehmen eigentlich wünschen: ein Ablauf, der einfach funktioniert.
Ein Praxisbeispiel aus unserer Zusammenarbeit mit Gepp’s
Ein Projekt, das uns selbst sehr deutlich gezeigt hat, wie groß der Unterschied sein kann, war unsere Zusammenarbeit mit der Gepp’s Food GmbH.
Die Ausgangssituation war typisch. Der Wunsch war klar, möglichst schnell und sauber aus Microsoft Dynamics 365 Business Central in die Schweiz zu versenden und die bestehenden Prozesse entsprechend zu erweitern. Mit unserem exporto Connector konnten wir die technische Grundlage innerhalb weniger Stunden schaffen. Das System war damit grundsätzlich bereit für den Export.
Und genau hier wird etwas deutlich, das in vielen Projekten unterschätzt wird. Die Technik ist in solchen Fällen selten der Engpass. Der eigentliche Aufwand liegt in den Stammdaten, in den Artikelinformationen, in den Zolltarifnummern und in der sauberen Definition der Prozesse. Sobald diese Informationen im ERP vollständig und korrekt gepflegt sind, werden sie über unsere App automatisiert in die Exportprozesse übernommen. Genau dadurch entsteht der eigentliche Hebel: Die Daten müssen nicht mehrfach gepflegt werden, sondern fließen direkt aus dem System in die weiteren Abläufe.
Und genau ab diesem Punkt wird aus einem komplexen Thema ein klar strukturierter Prozess, der im Alltag funktioniert.
Eine Lösung, die mitwächst
Gerade im Exportgeschäft bleibt nichts lange gleich. Neue Märkte kommen hinzu, Vorschriften ändern sich und die Anforderungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Für uns war deshalb von Anfang an klar, dass wir keine starre Lösung bauen wollen, sondern eine, die sich weiterentwickeln kann. Und genau das passiert auch in der Praxis.
Mit jedem neuen Kunden, mit jedem neuen Anwendungsfall und mit jeder neuen Anforderung entwickeln wir den exporto Connector weiter. Jeder Kunde bringt dabei in der Regel auch eigene Besonderheiten, Prozesse oder Fragestellungen mit ein, die wir aufnehmen und in die Lösung integrieren können. So wächst die App nicht nur technisch, sondern vor allem aus der realen Anwendung heraus.
Für unsere Kunden bedeutet das, dass sie nicht bei null anfangen, sondern von den Erfahrungen und Lösungen profitieren, die bereits in anderen Projekten entstanden sind. Und genau dadurch entsteht mit der Zeit eine Lösung, die nicht nur funktioniert, sondern immer besser wird.
Fazit
Export wird nicht dadurch einfacher, dass man ihn vermeidet. Er wird einfacher, wenn man ihn sauber integriert. Und genau das war unser Anspruch bei OTE. Einen Weg zu schaffen, der für unsere Kunden funktioniert. Im Alltag, ohne Umwege und ohne unnötige Komplexität.
Lesen sie die ganze „Erfolgsgeschichte“ hier.
OTE. Wir übernehmen das.
