Wir beschäftigen uns bei OTE schon eine ganze Weile mit der Frage, wo KI im Zusammenhang mit ERP-Systemen wirklich einen Mehrwert bringt. Und mit „wirklich“ meine ich auch wirklich. Nicht den nächsten Chatbot, dem ich Fragen zu meinen Artikeln stellen kann. Nicht eine hübsche Zusammenfassung von Daten, die ohnehin schon auf dem Bildschirm stehen. Und auch keine KI-Funktion, die zwar beeindruckend aussieht, bei der nach drei Wochen aber niemand mehr so genau weiß, warum wir sie eigentlich eingebaut haben.
Wir suchen nach Anwendungsfällen, bei denen wir sagen können: Das hat vorher jemand manuell gemacht, es hat viel Zeit gekostet und jetzt übernimmt die KI einen wesentlichen Teil davon. Manchmal braucht es dafür offenbar nur ein wenig Unterstützung aus Brüssel. Denn während wir noch nach solchen Use Cases suchen, zaubert uns die EU mit der neuen Packaging and Packaging Waste Regulation, kurz PPWR, ein weiteres bürokratisches Monster aus dem Hut.
Und siehe da: Plötzlich haben wir einen ziemlich guten KI-Use-Case.
Was hat eine Verpackungsverordnung mit einem ERP-System zu tun?
Seit dem 12. August 2026 gilt die PPWR in weiten Teilen unmittelbar in der EU. Weitere Anforderungen kommen in den nächsten Jahren schrittweise hinzu. Unternehmen müssen sich unter anderem intensiver mit Verpackungsmaterialien, Recyclingfähigkeit, Wiederverwendung und der erweiterten Herstellerverantwortung – kurz EPR – beschäftigen. Welche konkreten Verpflichtungen daraus für ein Unternehmen entstehen, hängt von der jeweiligen Rolle, den verwendeten Verpackungen, der Lieferkette und teilweise auch vom Land ab. Das muss jedes Unternehmen für sich prüfen. Die DIHK hat die verschiedenen Anforderungen und Fristen in einem guten Merkblatt zusammengefasst:
DIHK-Merkblatt zur neuen EU-Verpackungsverordnung PPWR
Uns hat an der ganzen Sache allerdings eine andere Frage interessiert: Was bedeutet das für die Daten im ERP? Und da wird es ziemlich schnell konkret. Nehmen wir einen Artikel, der in einem Karton verkauft wird. Zusätzlich gibt es Verpackungspapier, einen Kunststoffbeutel und vielleicht noch ein Etikett. Business Central weiß heute ziemlich genau, wie viele Stück dieses Artikels verkauft wurden, wann sie verkauft wurden, an welchen Kunden und in welches Land sie geliefert wurden. Was Business Central häufig nicht weiß: Der Karton wiegt 280 Gramm, das Papier 20 Gramm und der Kunststoffbeutel 10 Gramm. Bei 50.000 verkauften Einheiten sind das plötzlich 14 Tonnen Karton, eine Tonne Papier und 500 Kilogramm Kunststoff. Werden die Artikel in unterschiedliche Länder verkauft, kommt noch die entsprechende Zuordnung der Mengen hinzu.
Und schon sind wir mitten in einem klassischen ERP-Thema: Stammdaten plus Transaktionsdaten ergeben Reporting.
Microsoft hat seine Hausaufgaben schon gemacht
Als wir uns das Thema genauer angeschaut haben, gab es eine kleine Überraschung: Microsoft hat in aktuellen Versionen von Dynamics 365 Business Central bereits EPR-Funktionalitäten im Standard. Es können EPR-Materialien definiert und den Artikeln entsprechende Materialzusammensetzungen zugeordnet werden. Ein Artikel kann damit beispielsweise aus 280 Gramm Karton, 20 Gramm Papier und 10 Gramm Kunststoff bestehen. Business Central kennt anschließend sowohl diese Materialzusammensetzung als auch die tatsächlichen Warenbewegungen. Daraus können entsprechende EPR-relevante Mengen und Transaktionen für weitere Auswertungen abgeleitet werden.
Microsoft-Dokumentation zu EPR in Business Central
Damit ist natürlich nicht automatisch jede PPWR-Anforderung in jedem Land erledigt. Das jeweilige Unternehmen muss weiterhin prüfen, welche Pflichten konkret gelten und welche Meldungen erforderlich sind. Aber Microsoft hat etwas Entscheidendes geschaffen: eine vernünftige Datenstruktur. Eigentlich könnten wir uns an dieser Stelle zurücklehnen. Wenn da nicht ein kleines Problem wäre.
Jetzt müssen nur noch ein paar Tausend Artikel gepflegt werden
Die EPR-Materialzusammensetzung in Business Central anzulegen, ist technisch kein großes Problem. Nur: Woher kommen die Daten? Bei zehn Artikeln können wir jemanden bitten, die entsprechenden Angaben herauszusuchen und einzutragen. Bei 10.000 Artikeln dürfte die Begeisterung über diesen Vorschlag eher überschaubar ausfallen. Und genau da wurde die PPWR für uns plötzlich zum KI-Thema. Denn in vielen Fällen sind die Informationen bereits vorhanden. Lieferanten und Hersteller stellen Produktspezifikationen zur Verfügung. Diese kommen als PDF, Excel-Datei oder in anderen Formaten und enthalten teilweise sehr umfangreiche Informationen zum jeweiligen Produkt.
Das Problem ist also häufig gar nicht, dass die Daten fehlen. Sie sind nur unstrukturiert in Dokumenten vorhanden und müssen irgendwie in die strukturierte Welt des ERP-Systems gelangen. Bislang bedeutet „irgendwie“ ziemlich häufig: Ein Mensch öffnet das Dokument, sucht die Information und tippt sie in Business Central ein. Und plötzlich hatten wir unseren Use Case.
Liebe KI, lies doch bitte die PDF
Genau daran arbeiten wir aktuell. Wir entwickeln einen KI-Agenten, der bestehende Produkt- und Lieferantenspezifikationen einliest, die darin enthaltenen Informationen erkennt und anschließend strukturiert den Artikeln in Business Central zuordnet. Aus einem PDF mit einer umfangreichen Produktspezifikation soll der Agent beispielsweise erkennen, dass die Verpackung aus 35 Gramm Karton und 12 Gramm Kunststoff besteht. Diese Information kann anschließend der entsprechenden Materialzusammensetzung in Business Central zugeordnet werden. Und wenn wir schon dabei sind, warum sollten wir bei der Verpackung aufhören?
Je nach Produkt und Branche enthalten solche Spezifikationen zahlreiche weitere Informationen, die ebenfalls für die Artikelstammdaten relevant sind. Das Prinzip bleibt immer gleich: Ein Dokument enthält strukturierte und unstrukturierte Informationen, ein Mensch muss sie heute lesen, verstehen und anschließend in das ERP übertragen. Genau diesen Schritt kann ein Agent unterstützen. Und damit haben wir plötzlich einen KI-Anwendungsfall, der drei Eigenschaften erfüllt, die uns wichtig sind: Die Arbeit existiert heute bereits, sie kostet Zeit und niemand wird traurig sein, wenn ein Teil davon zukünftig automatisch erledigt wird.
So mögen wir KI.
Und was ist mit älteren NAV- oder BC-Versionen?
Natürlich gibt es noch eine Einschränkung. Die neuen EPR-Funktionalitäten stehen erst in aktuellen Business-Central-Versionen zur Verfügung. Wer noch eine ältere BC-Version oder Dynamics NAV einsetzt, muss deshalb zunächst prüfen, welche Anforderungen tatsächlich bestehen und wie die benötigten Daten sinnvoll bereitgestellt werden können. Das kann vorübergehend über eine separate Datenstruktur und entsprechende Auswertungen funktionieren oder Bestandteil eines ohnehin geplanten Updates auf eine aktuelle Business-Central-Version werden.
Wichtig ist aus unserer Sicht weniger, dass jetzt jeder sofort sein ERP umbaut. Wichtig ist, sich rechtzeitig die Frage zu stellen, welche Daten zukünftig benötigt werden und wo diese heute eigentlich liegen. Denn eine neue Meldepflicht ist unangenehm. Eine neue Meldepflicht und anschließend festzustellen, dass man die benötigten Daten für 15.000 Artikel erst zusammensuchen muss, ist noch unangenehmer.
Manchmal liefert die Bürokratie eben auch Ideen
Natürlich hätten wir uns auch ohne eine weitere EU-Verordnung mit KI-Agenten und der automatisierten Übernahme von Produktinformationen beschäftigt. Aber die PPWR zeigt sehr schön, warum wir solche Lösungen brauchen. Auf der einen Seite entstehen immer mehr Anforderungen an Produkt- und Stammdaten. Auf der anderen Seite liegen viele dieser Informationen bereits irgendwo im Unternehmen oder bei Lieferanten – nur eben als PDF, Excel-Datei oder Produktspezifikation. Dazwischen sitzt heute sehr häufig ein Mensch und überträgt Informationen von A nach B. Und genau dort sollte KI aus unserer Sicht ansetzen. Nicht, weil wir unbedingt irgendwo einen Agenten einbauen möchten. Sondern weil wir einen Prozess gefunden haben, bei dem wir ihn tatsächlich brauchen können.
Insofern: Danke, EU.
Auf diesen KI-Use-Case wären wir vermutlich auch selbst gekommen. Aber ein kleines bürokratisches Monster als zusätzlicher Motivationsschub hat offenbar nicht geschadet.
