DATA NatuRe trifft Business Central:
Produktdaten ohne doppelte Pflege Stammdaten.
Irgendwas ist eigentlich immer.
Wer schon einmal ein ERP-Projekt begleitet hat, kennt das Thema. Spätestens wenn es an die Daten geht, wird es interessant. Der eine Artikel hat keine vernünftige Einheit, beim nächsten fehlt das Gewicht, Beschreibungen sind unterschiedlich gepflegt und irgendwo gibt es natürlich noch eine Excel-Datei, in der Informationen stehen, die sonst niemand hat. Stammdaten sind aus meiner Sicht eine der größten Dauerbaustellen in ERP-Systemen. Und leider eine, die man nicht einfach ignorieren kann, weil am Ende fast jeder Prozess davon abhängt.
Im Lebensmittelgroßhandel wird die Sache nicht einfacher. Da reden wir zusätzlich über Allergene, Inhaltsstoffe, Zertifikate, Verpackungseinheiten, Gewichte und jede Menge Produkteigenschaften. Ein Käse ist nun einmal etwas anderes als eine Flasche Wein – auch für den Artikelstamm. Bei Bio-Lebensmitteln haben wir allerdings einen kleinen Vorteil. Viele dieser Informationen hat schon jemand gepflegt. Und zwar dort, wo es durchaus Sinn ergibt: beim Hersteller.
Mit DATA NatuRe gibt es in Deutschland eine gemeinsame Plattform für Produktdaten im Bio-Markt. Hersteller stellen dort ihre Produktinformationen zur Verfügung und Händler beziehungsweise andere Marktteilnehmer können damit arbeiten. Da lag für uns die Frage ziemlich nahe: Wenn die Daten schon da sind, warum tippen wir sie eigentlich noch einmal in Business Central ein? Also haben wir es gelassen. Und stattdessen eine App gebaut.
Artikel aus DATA NatuRe holen
Viel komplizierter wollten wir den Einstieg auch gar nicht machen. Der Artikel in Business Central wird über seine eindeutige System-BIO-ID mit DATA NatuRe verbunden. Darüber können wir die vorhandenen Produktinformationen abrufen und nach Business Central holen. Jetzt könnte man natürlich sagen: Eine Schnittstelle, die Daten von A nach B überträgt. Herzlichen Glückwunsch. Ganz so einfach war es dann leider doch nicht. Denn DATA NatuRe liefert nicht für jedes Produkt dieselben Informationen. Bei einem Käse interessieren beispielsweise andere Eigenschaften als bei einem Wein. Entsprechend unterschiedlich sehen auch die gelieferten Daten aus. Wir mussten also eine Möglichkeit finden, mit dieser Vielfalt umzugehen, ohne jedes Mal die Entwicklung bemühen zu müssen. Dafür haben wir ein Mapping eingebaut. Der Kunde kann festlegen, was mit einer Information aus DATA NatuRe in Business Central passieren soll. Ein Wert kann in ein bestimmtes Feld übernommen werden, in die Einheitentabelle wandern oder beispielsweise als Artikelattribut angelegt werden. Das ist mir deutlich lieber als eine starre Schnittstelle. Denn spätestens beim nächsten Sortiment kommt sonst irgendeine Information daher, an die vorher niemand gedacht hat. Das ist bei Stammdaten fast schon ein Naturgesetz.
Was war noch mal die Salzart bei diesem Käse?
Eine andere Sache kennen wir aus ERP-Projekten ebenfalls ganz gut: Daten sind vorhanden. Nur findet sie keiner. Deshalb haben wir zusätzlich einen DATA NatuRe Viewer direkt in Business Central gebaut. Dort sieht man die Informationen, die zu einem Artikel aus DATA NatuRe vorliegen. Sie können gruppiert und durchsucht werden, zum Beispiel nach Allergenen oder anderen Produkteigenschaften. Das ist vor allem dann praktisch, wenn tatsächlich jemand mit den Daten arbeiten möchte. Ein Kunde ruft an und möchte etwas zu einem Produkt wissen. Dann möchte ich nicht erst überlegen müssen, in welchem Feld, auf welcher Seite oder in welcher Tabelle die Information wohl stecken könnte. Ich suche beispielsweise nach der Salzart und bekomme sie angezeigt. Ob die Salzart nun jeden Tag die wichtigste Information im Lebensmittelgroßhandel ist, sei dahingestellt. Aber irgendwann fragt garantiert jemand danach.
Leider bleiben Stammdaten nicht einfach so, wie sie sind
Damit wären wir eigentlich schon ganz gut aufgestellt. Die Daten kommen aus DATA NatuRe, wir können sie Business Central zuordnen und der Anwender kann vernünftig damit arbeiten. Nur gibt es bei Stammdaten noch diese eine unangenehme Eigenschaft: Sie ändern sich. Bei einer Beschreibung ist das vielleicht noch überschaubar. Bei einem Bio-Zertifikat wird es schon interessanter. Und spätestens bei Allergenen möchte ich mich nicht darauf verlassen, dass irgendwann jemand zufällig bemerkt, dass eine Information nicht mehr stimmt.
Die App kann deshalb beim erneuten Abruf bereits vergleichen, was aktuell in Business Central steht und was DATA NatuRe liefert. Gibt es Unterschiede, werden sie angezeigt. Dann kann entschieden werden, ob der neue Wert übernommen oder der vorhandene beibehalten wird. Je nach Einstellung können Daten auch automatisch übernommen werden. Was noch fehlt, ist die automatische Prüfung über den gesamten Artikelbestand. Und die halte ich für wichtig. Wenn ein Großhändler 10.000 Artikel hat, ist „Dann schauen Sie regelmäßig nach, ob sich etwas geändert hat“ kein Prozessvorschlag, den ich besonders überzeugend finde. Deshalb möchten wir die App so erweitern, dass sie Änderungen bei DATA NatuRe selbst erkennt und entsprechend darauf reagieren kann. Ändert sich beispielsweise ein relevantes Zertifikat oder eine andere wichtige Produktinformation, soll das in Business Central auffallen, ohne dass vorher jemand daran denken musste, genau diesen Artikel noch einmal abzurufen. Diese Automatik ist aktuell noch nicht Bestandteil der App, sondern eine geplante Erweiterung.
Das ist für mich auch der Punkt, an dem die Lösung richtig interessant wird.
Vielleicht ist weniger Stammdatenpflege ja auch mal eine Lösung
Wir reden in ERP-Projekten sehr viel darüber, wie Unternehmen ihre Stammdaten besser pflegen können. Wer ist verantwortlich? Wer darf was ändern? Welche Felder sind Pflicht? Wie kontrollieren wir die Qualität? Alles berechtigte Fragen. Manchmal darf die Antwort aber vielleicht auch etwas einfacher sein. Wir pflegen bestimmte Daten gar nicht mehr selbst.
Wenn der Hersteller seine Produktinformationen ohnehin in DATA NatuRe bereitstellt, dann sollten wir diese Informationen nutzen. Unsere Kunden brauchen sie in Business Central, also holen wir sie dorthin und machen sie für ihre Prozesse verfügbar. Natürlich löst das nicht plötzlich alle Stammdatenprobleme eines Lebensmittelgroßhändlers. Schön wäre es. Aber einen Teil davon können wir damit ziemlich pragmatisch aus dem Weg räumen.
