Ein ERP Go Live mit einem modernen ERP-System ohne große Unruhe ist selten. Gemeinsam mit der Bodan GmbH in Überlingen ist uns genau das überwiegend gelungen – durch klare Entscheidungen, viel Teamarbeit und den Mut zur Vereinfachung.
Wer kennt es nicht
Ein über viele Jahre gewachsenes NAV ERP-System, das immer weiter angepasst wurde. Anforderungen wurden umgesetzt, Prozesse erweitert, individuelle Lösungen ergänzt. Über die Zeit entsteht daraus ein System, das sehr viel kann – aber auch entsprechend komplex wird. Und immer dann, wenn die Frage nach einem Update aufkommt, ist die Unsicherheit groß. Was passiert mit den bestehenden Anpassungen? Wie aufwendig wird die Migration auf ein neues ERP-System? Und vor allem: Lohnt sich dieser Schritt überhaupt?
Gerade im Lebensmittelgroßhandel kommen zusätzliche Anforderungen hinzu, die Systeme über die Jahre weiterwachsen lassen. Themen wie Chargenverfolgung, Mindesthaltbarkeitsdaten, komplexe Preisstrukturen, kurzfristige Verfügbarkeiten oder auch die Integration von Einkauf und Logistik sorgen dafür, dass Prozesse selten einfach bleiben.
Genau an diesem Punkt stand auch die Bodan GmbH aus Überlingen, einem mittelständischen Unternehmen (KMU) im Lebensmittelgroßhandel.
Der bewusste Schritt zur Veränderung
Gemeinsam haben wir uns dafür entschieden, nicht einfach ein klassisches Update durchzuführen, sondern einen anderen Weg zu gehen. Gerade in einer Branche, in der täglich mit schwankenden Verfügbarkeiten, kurzfristigen Bestellungen, unterschiedlichen Lieferantenstrukturen und zeitkritischer Logistik gearbeitet wird, ist ein klar strukturiertes Business Central ERP-System entscheidend. Komplexität lässt sich nicht vermeiden – aber sie lässt sich beherrschbar machen.
Statt bestehende Strukturen eins zu eins zu übernehmen, haben wir gemeinsam hinterfragt, welche Prozesse wirklich notwendig sind, wo Komplexität reduziert werden kann und wie sich moderne ERP-Funktionalität sinnvoll nutzen lässt. Am Ende stand kein reines Update, sondern ein Neuaufsatz auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central als integrierte ERP-Lösung für das Unternehmen.
Prototyping statt Theorie
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war dabei unser Ansatz, möglichst früh mit einem konkreten System zu arbeiten. Statt lange Konzepte zu diskutieren, haben wir gemeinsam mit dem Team von Bodan sehr schnell Prototypen aufgebaut, um die zukünftigen Prozesse direkt im System erlebbar zu machen.
Gerade bei Themen wie Preislogiken, Verfügbarkeiten, Pfand, Chargenführung oder der Abbildung von Einkaufs- und Verkaufsprozessen hat sich dieser Ansatz bewährt. Entscheidungen konnten schneller getroffen werden und die Auswirkungen wurden direkt sichtbar. Das hat zwei Dinge ermöglicht Zum einen konnten Entscheidungen deutlich schneller getroffen werden Zum anderen wurde früh sichtbar, was im Alltag wirklich funktioniert – und was nicht
Teamleistung auf beiden Seiten
Wie so oft in ERP-Projekten war auch hier ein Thema besonders präsent: Ressourcen. Es gibt dafür keinen pauschalen Lösungsansatz. Jede Organisation hat ihre eigenen Rahmenbedingungen, Prioritäten und Herausforderungen. Gerade im Tagesgeschäft eines Lebensmittelgroßhändlers, in dem operative Themen oft Vorrang haben, ist es eine besondere Herausforderung, gleichzeitig ein Transformationsprojekt voranzutreiben.
Und genau hier zeigt sich etwas, das in vielen Projekten unterschätzt wird:
Ein IT-Projekt besteht nicht nur aus Systemen und Prozessen, sondern vor allem aus den Menschen, die daran arbeiten. Der eine fällt kurzfristig aus, ein anderer ist parallel stark im Tagesgeschäft eingebunden, Prioritäten verschieben sich und Dinge laufen nicht immer nach Plan. Das gehört zur Realität dazu. Entscheidend ist dann nicht, ob alles perfekt läuft, sondern wie man im Projekt damit umgeht.
Umso wichtiger war es, dass wir gemeinsam mit dem Team von Bodan einen Weg gefunden haben, mit diesen Gegebenheiten umzugehen. Mit Pragmatismus, klarer Kommunikation und einem gemeinsamen Verständnis für die Ziele des ERP-Projekts. Ein entscheidender Faktor dabei war auch das klare Commitment und die kontinuierliche Unterstützung der Geschäftsleitung. Entscheidungen wurden getragen, Prioritäten wurden gesetzt und das Projekt wurde aktiv begleitet.
Genau dieses Zusammenspiel aus operativem Team und klarer Führung hat maßgeblich dazu beigetragen, dass das Projekt in dieser Form umgesetzt werden konnte. Das Ergebnis war eine echte Teamleistung auf beiden Seiten.
Der Moment vor dem Go Live
Wie bei vielen größeren Projekten gab es auch hier eine Phase, die viele kennen: Kurz vor dem Go Live entsteht Unsicherheit. Ist wirklich alles vollständig umgesetzt? Funktionieren alle Prozesse wie gedacht? Haben wir an alles gedacht? Diese Fragen führen häufig dazu, dass die Nervosität im Projekt steigt. Entscheidungen werden hinterfragt und nicht selten kommt es zu Verschiebungen des Go Lives.
Auch dieses Projekt war davon nicht ausgenommen. Es gab Verschiebungen, die zum Teil fachlich begründet waren, zum Teil aber auch aus einer ganz normalen menschlichen Unsicherheit heraus entstanden sind. Und selbst bei der finalen Entscheidung für den Go Live war diese Unsicherheit noch spürbar. Aus unserer Sicht ist genau das einer der normalsten Punkte in einem Projekt dieser Größe. Der entscheidende Unterschied liegt darin, wie man damit umgeht. Irgendwann kommt der Moment, an dem man bewusst entscheidet: Wir gehen jetzt live.
Mit dem Wissen, dass nicht alles perfekt sein wird. Mit dem Verständnis, dass es nach dem Go Live noch Themen geben wird. Und mit der Bereitschaft, gemeinsam Lösungen zu finden. Genau hier spielt auch das Erwartungsmanagement eine zentrale Rolle. Klar zu kommunizieren, dass ein Go Live kein Endpunkt ist, sondern ein Übergang in den operativen Betrieb.
Viele Projekte scheitern genau an diesem Punkt, weil der Schritt nicht gegangen wird. Umso bemerkenswerter war es in diesem Projekt zu sehen, wie sowohl die Geschäftsleitung als auch das gesamte Team diesen Schritt gemeinsam getragen haben. Mit einer klaren Haltung: Wir gehen live. Und alles, was danach kommt, lösen wir gemeinsam. Und genau so ist es dann auch gekommen.
Ein nahezu geräuschloser Go Live
Der Go Live selbst verlief dann so, wie man es sich wünscht: nahezu geräuschlos. Gerade in einem Umfeld, in dem täglich Bestellungen, Lieferungen und logistische Prozesse zuverlässig funktionieren müssen, ist ein stabiler Übergang entscheidend. Natürlich gibt es auch in solchen Projekten immer kleinere Themen, die nachgezogen werden müssen. Aber insgesamt war der Übergang in das neue System stabil, strukturiert und für die Organisation gut beherrschbar. Für uns ist genau das ein Zeichen dafür, dass im Projekt die richtigen Entscheidungen getroffen wurden.
Eine moderne Grundlage für die Zukunft
Mit dem Go Live arbeitet die Bodan GmbH nun auf einer modernen und ausbaufähigen ERP Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Die Systemlandschaft ist deutlich klarer strukturiert, Unternehmensdaten sind zentral im ERP-System verfügbar, Prozesse sind transparenter und gleichzeitig besteht die Möglichkeit, zukünftige Anforderungen flexibel zu integrieren – etwa durch zusätzliche Apps, Power Platform Szenarien, neue Module und Funktionen. Gerade im Lebensmittelgroßhandel ist das entscheidend, da sich Anforderungen ständig weiterentwickeln – sei es durch neue Lieferantenstrukturen, veränderte Kundenanforderungen, regulatorische Themen oder neue, digitale Services in der Cloud.
Danke für die Zusammenarbeit
Ein besonderer Dank gilt dem gesamten Team der Bodan GmbH. Die Offenheit, der Wille zur Veränderung und die Bereitschaft, bestehende Strukturen zu hinterfragen, waren ein entscheidender Erfolgsfaktor in diesem Projekt. Ebenso möchten wir das Engagement der Geschäftsleitung hervorheben, die das Projekt von Anfang an aktiv unterstützt und getragen hat. Gleichzeitig möchten wir uns auch bei unserem eigenen Team bedanken, das mit großem Einsatz und viel Verantwortung dazu beigetragen hat, diesen Go Live möglich zu machen.
Solche Projekte zeigen immer wieder, was entstehen kann, wenn beide Seiten gemeinsam an einem Strang ziehen.
OTE. Wir übernehmen das.
