Alle reden über die E-Rechnung. Dabei ist die Rechnung eigentlich nur das letzte Dokument eines viel längeren Geschäftsprozesses. Wenn unsere ERP-Systeme Rechnungen inzwischen strukturiert miteinander austauschen können, warum machen wir dann bei Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavisen nicht einfach weiter?
Kaum ein Digitalisierungsthema beschäftigt Unternehmen derzeit so zuverlässig wie die E-Rechnung. Welche Formate müssen wir unterstützen? Wie empfangen wir Rechnungen? Wie versenden wir sie? Brauchen wir Peppol? Was verlangt der Gesetzgeber und ab wann? Alles berechtigte Fragen. Trotzdem frage ich mich manchmal, ob wir dabei nicht ein wenig zu kurz springen. Denn die Rechnung ist am Ende nur das letzte Dokument eines Geschäftsvorgangs. Bevor eine Rechnung entsteht, hat ein Kunde etwas bestellt. Wir haben die Bestellung bestätigt, Ware kommissioniert und geliefert. Vielleicht wurde vorher noch ein Lieferavis verschickt. Und erst ganz am Ende dieser Kette kommt die Rechnung. Ausgerechnet bei diesem letzten Dokument investieren wir gerade viel Zeit und Geld, damit zwei Unternehmen die darin enthaltenen Informationen nicht mehr über PDF und E-Mail austauschen, sondern ihre Systeme strukturierte Daten miteinander austauschen können.
Warum eigentlich nur dort?
Im Lebensmittelgroßhandel machen wir das seit Jahrzehnten
Im Lebensmittelgroßhandel ist der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten natürlich alles andere als neu. EDI begleitet die Branche seit Jahrzehnten. Große Handelsunternehmen senden ihre Bestellungen elektronisch an ihre Lieferanten, erhalten Auftragsbestätigungen und Lieferavise zurück und verarbeiten schließlich auch die Rechnung elektronisch.
Das funktioniert grundsätzlich sehr gut. Wer allerdings schon einmal mehrere EDI-Anbindungen umgesetzt hat, kennt auch die andere Seite. Standard bedeutet nämlich noch lange nicht, dass zwei Geschäftspartner diesen Standard identisch verwenden. Es gibt unterschiedliche Vorgaben, Pflichtfelder, Ausprägungen und Mappings. Also wird eingerichtet, angepasst und getestet. Und beim nächsten Geschäftspartner beginnt zumindest ein Teil davon wieder von vorne. Das ist kein Argument gegen EDI. Im Gegenteil. Ohne diese Verbindungen wären viele Prozesse im Lebensmittelhandel heute kaum vorstellbar. Es erklärt aber, warum eine neue Verbindung zwischen zwei Unternehmen trotz aller Standards häufig doch wieder ein eigenes kleines Projekt wird.
Und jetzt kommt Peppol ins Spiel
Microsoft hat für Business Central 29 eine Neuerung angekündigt, die auf den ersten Blick gar nicht so spektakulär klingt. Der elektronische Belegaustausch über Peppol wird erweitert. Damit sollen künftig neben Rechnungen beispielsweise auch Bestellungen standardisiert zwischen Unternehmen und ihren ERP-Systemen ausgetauscht werden können. Und genau da bin ich hängen geblieben. Viele Unternehmen beschäftigen sich wegen der E-Rechnung gerade zum ersten Mal intensiver mit Peppol. Vereinfacht gesagt ist Peppol eine Infrastruktur, über die Unternehmen elektronische Geschäftsdokumente nach gemeinsam vereinbarten Regeln austauschen können.
Man kann sich natürlich ausführlich über Formate, Access Points und technische Details unterhalten. Für mich ist aber eine andere Frage viel interessanter: Wenn mein Unternehmen und mein Geschäftspartner ohnehin an eine Infrastruktur angeschlossen sind, über die unsere ERP-Systeme strukturierte Rechnungsdaten miteinander austauschen können, warum sollte diese Verbindung bei der Rechnung beginnen und gleichzeitig wieder enden? Warum kann nicht auch die Bestellung auf demselben Weg direkt im ERP meines Lieferanten landen?
Der Kunde erstellt seine Bestellung in seinem System, sie wird standardisiert übertragen und landet beim Lieferanten direkt im ERP. Niemand liest eine PDF-Datei, niemand übernimmt die Bestellung aus einer E-Mail und im Idealfall muss auch niemand für genau diese eine Geschäftsbeziehung eine komplett individuelle Schnittstelle entwickeln. Wenn man es so betrachtet, ist die Idee gar nicht neu. Eigentlich machen wir mit EDI seit Jahrzehnten genau das.
EDI wird deshalb ganz sicher nicht verschwinden
Es wäre allerdings ziemlich gewagt, daraus jetzt das Ende des klassischen EDI auszurufen. Das glaube ich auch überhaupt nicht. Gerade im Lebensmittelhandel gibt es seit vielen Jahren etablierte EDIFACT-Verbindungen, über die enorme Mengen an Geschäftsdokumenten zuverlässig ausgetauscht werden. Wenn ein großer Handelskonzern vorgibt, wie Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen mit seinen Lieferanten ausgetauscht werden, wird er diesen Prozess nicht ändern, nur weil Microsoft in Business Central weitere Möglichkeiten über Peppol anbietet.
Und warum sollte er auch? Wenn eine Verbindung seit Jahren zuverlässig läuft, gibt es zunächst einmal keinen vernünftigen Grund, sie anzufassen.
Ich finde deshalb die andere Seite viel interessanter: all die Geschäftsbeziehungen, bei denen es heute keine EDI-Verbindung gibt. Der Kunde schickt seine Bestellung als PDF. Der Lieferant sendet seine Auftragsbestätigung per E-Mail. Bei einem neuen Geschäftspartner wird erst einmal geklärt, welches Format er unterstützt, welchen Provider er verwendet und welche Schnittstelle dafür benötigt wird. Und manchmal stellt man nach dieser Diskussion fest, dass sich der ganze Aufwand für die Anzahl der ausgetauschten Belege gar nicht lohnt. Also bleibt es bei PDF, E-Mail und manueller Verarbeitung. Genau dort könnte Peppol für mich interessant werden.
Wenn die Verbindung sowieso schon da ist
Durch die E-Rechnung passiert gerade etwas, das wir vielleicht ein bisschen unterschätzen. Immer mehr Unternehmen schaffen die technischen Voraussetzungen dafür, strukturierte Geschäftsdokumente direkt zwischen ihren Systemen auszutauschen. Der unmittelbare Anlass dafür ist die Rechnung. Aber die Infrastruktur ist danach ja nicht wieder weg. Wenn mein Unternehmen bereits angeschlossen ist und mein Kunde oder Lieferant ebenfalls, wäre es aus meiner Sicht ziemlich schade, diese Verbindung ausschließlich dafür zu verwenden, ganz am Ende des Prozesses eine Rechnung zu übertragen. Vielleicht werden wir deshalb bei einer neuen Kunden- oder Lieferantenanbindung irgendwann nicht mehr zuerst fragen:
„Welche EDI-Schnittstelle müssen wir bauen?“
Sondern:
„Können eure Systeme das nicht bereits standardisiert miteinander austauschen?“
Das würde nicht jede Schnittstelle überflüssig machen. Aber wenn ich bei zehn neuen Geschäftspartnern vielleicht fünf ohne individuelle Entwicklung anbinden kann, ist schon einiges gewonnen. Und zwar nicht nur bei den Kosten für die Einführung. Eine individuelle Schnittstelle muss dokumentiert, getestet und später auch gepflegt werden. Ändert sich auf einer Seite etwas, haben wir das Thema wieder auf dem Tisch.
Das ist für uns als ERP-Partner nicht ganz uneigennützig
Wir verdienen bei OTE schließlich auch unser Geld damit, Schnittstellen zu entwickeln. Über viele Jahre haben wir Lösungen gebaut, mit denen unsere Kunden Daten mit Lieferanten, Kunden, Logistikern, Webshops und vielen anderen Systemen austauschen. Man könnte also auf die Idee kommen, dass wir gar kein großes Interesse daran haben sollten, wenn ein Standard einen Teil davon übernimmt.
Ich sehe das anders.
Ich möchte nicht fünf Tage Entwicklung verkaufen, wenn ein Standard dasselbe Problem zuverlässig lösen kann. Dann sollen unsere Entwickler ihre Zeit lieber in die Prozesse investieren, bei denen der Kunde tatsächlich etwas Besonderes braucht. Davon gibt es in einem ERP-Projekt erfahrungsgemäß genug. Standard dort, wo Standard funktioniert. Individuelle Entwicklung dort, wo sie einen Unterschied macht. Eigentlich sollte das selbstverständlich sein.
Vielleicht ist die E-Rechnung nur der Anfang
Business Central 29 wird EDI nicht abschaffen. Peppol wird auch nicht dafür sorgen, dass der Lebensmittelgroßhandel morgen seine etablierten EDIFACT-Verbindungen stilllegt. Und wahrscheinlich werden wir uns noch lange mit PDFs, E-Mails und individuellen Schnittstellen beschäftigen. Trotzdem finde ich die Richtung bemerkenswert. Wir reden im Moment sehr viel darüber, wie wir Rechnungen elektronisch austauschen. Gleichzeitig bauen wir dafür eine Infrastruktur auf, über die Unternehmen perspektivisch wesentlich mehr miteinander austauschen können.
Die Bestellung ist da nur ein ziemlich naheliegender nächster Schritt. Danach können wir über Auftragsbestätigungen, Lieferavise und weitere Geschäftsdokumente reden. Vielleicht schauen wir deshalb in ein paar Jahren auf die ganze Diskussion um die E-Rechnung zurück und stellen fest, dass die Rechnung selbst gar nicht die größte Veränderung war.
Sie hat nur dafür gesorgt, dass plötzlich sehr viele Unternehmen miteinander verbunden sind. Und wenn diese Verbindung schon einmal da ist, wäre es doch ziemlich unsinnig, darüber nur Rechnungen zu schicken.
E-Rechnung schön und gut. Aber was ist mit dem Rest?
