Viele Unternehmen wissen, dass sie digitalisieren müssen. Und trotzdem scheitern genau diese Vorhaben immer wieder an den gleichen Punkten. Oft beginnt alles mit einer Excel Liste, die aus technischer Sicht eigentlich gar nicht existieren dürfte.
Der „heilige Gral“ in Excel
In fast jedem Unternehmen gibt es sie. Diese eine Excel Liste. Die Liste, die für die Steuerung des Unternehmens plötzlich unverzichtbar wird. Die Liste, in der Informationen zusammenlaufen, die im eigentlichen System – sei es ein älteres Navision, ein gewachsenes Dynamics NAV oder auch ein moderneres Business Central – nicht vollständig oder nicht in der benötigten Form verfügbar sind.
Aus technischer Sicht ist das immer ein interessanter Moment. Denn wenn eine Excel Datei zur zentralen Datenquelle wird, ist das kein Zufall, sondern ein klares Signal. Ein Signal dafür, dass im bestehenden System Daten entweder fehlen, nicht konsistent sind oder nicht so bereitgestellt werden, wie sie im Alltag gebraucht werden.
Wenn Sie sich gerade dabei ertappt haben zu denken „Ja, genau so ist es bei uns“, dann sind Sie damit nicht allein.
Wenn Systeme nicht mehr das gesamte Bild liefern
In vielen Fällen entsteht diese Excel Logik nicht aus schlechter Planung, sondern aus der Realität. Systeme werden eingeführt, Prozesse werden modelliert und mit der Zeit kommen neue Anforderungen hinzu. Diese werden oft pragmatisch gelöst. Ein zusätzlicher Export hier, eine manuelle Ergänzung dort. Gerade in gewachsenen Landschaften rund um Navision oder Dynamics NAV sehen wir das sehr häufig. Über Jahre hinweg entstehen Erweiterungen, Workarounds und zusätzliche Datenlogiken.
Technisch betrachtet entsteht dadurch eine zweite Datenebene außerhalb des eigentlichen ERP Systems. Das Problem dabei ist nicht die einzelne Lösung, sondern die Summe.
Denn sobald Daten außerhalb des Systems geführt werden, verliert das ERP – egal ob NAV oder Business Central – seine Rolle als „Single Source of Truth“.
Medienbrüche als strukturelles Problem
An dieser Stelle entstehen zwangsläufig Medienbrüche. Ein Prozess beginnt im ERP System, wird aber nicht vollständig dort abgeschlossen. Daten werden exportiert, transformiert und an anderer Stelle weiterverarbeitet. In vielen Fällen werden sie anschließend sogar wieder zurück ins System übertragen. Gerade bei Integrationen rund um Business Central sehen wir häufig, dass Schnittstellen zwar technisch vorhanden sind, aber prozessual nicht konsequent genutzt werden.
Aus technischer Sicht ist das eine klassische Entkopplung von Prozess und System.
Kurzfristig funktioniert das. Langfristig führt es zu Inkonsistenzen, erhöhtem Pflegeaufwand und einer steigenden Fehleranfälligkeit.
Wenn Daten nicht synchron sind
Ein weiterer Punkt, den wir häufig sehen, ist das Thema Datenverfügbarkeit. Gerade im Lebensmittelgroßhandel sind aktuelle Daten essenziell. Bestände, Verfügbarkeiten, Lieferzeiten oder Preislogiken müssen möglichst aktuell und konsistent sein. In fragmentierten Systemlandschaften ist genau das jedoch schwierig – selbst dann, wenn Business Central bereits als zentrales System vorgesehen ist.
Daten liegen in unterschiedlichen Systemen, werden zeitversetzt synchronisiert oder manuell gepflegt. Das führt dazu, dass es nicht mehr „die eine Wahrheit“ gibt, sondern mehrere Datenstände parallel existieren. Für Reporting und Steuerung ist das ein erhebliches Problem.
Manuelle Prozesse als technische Schuld
Aus technischer Sicht sind manuelle Prozesse oft nichts anderes als technische Schulden. Sie entstehen, weil Systeme Lücken haben oder Prozesse nicht vollständig abgebildet sind. Menschen übernehmen dann die Rolle der Integration. Das funktioniert – solange die Komplexität überschaubar bleibt. Sobald Volumen und Anforderungen steigen, wird genau das zum Engpass. Und genau hier zeigt sich, wie wichtig es ist, ein System wie Business Central nicht nur einzuführen, sondern auch konsequent als führendes System zu nutzen.
Ein Praxisbeispiel, das viele kennen dürften
In einem aktuellen Projekt begleiten wir ein Unternehmen aus dem Lebensmittel-Onlinehandel. Die Systemlandschaft ist über Jahre gewachsen. Ein Webshop, eine Integrationsplattform, ein abgekündigtes ERP System, ein CRM, ein Customer Care System und ein separates Lagerverwaltungssystem. Viele dieser Strukturen stammen noch aus der Zeit von Navision bzw. Dynamics NAV und wurden über Jahre weiterentwickelt. Aus technischer Sicht ist das zunächst kein ungewöhnliches Setup.
Die Herausforderung liegt in der Art, wie diese Systeme zusammenspielen. Daten werden zwischen Systemen übertragen, teilweise transformiert und an mehreren Stellen gepflegt. Excel wird als zusätzliche Ebene genutzt, um Lücken zu schließen und Prozesse steuerbar zu halten. Gerade im Reporting zeigt sich die Konsequenz: Daten sind vorhanden, aber nicht konsistent strukturiert. Je nach Quelle entstehen unterschiedliche Ergebnisse.
„Wir wechseln einfach von links nach rechts“
In solchen Situationen kommt häufig der nächste Schritt. Die Entscheidung fällt auf ein neues System – oft Business Central. Und dann hören wir einen Satz, der sehr typisch ist: „Wir wechseln einfach von Navision bzw. NAV auf Business Central. Das ist ja im Grunde das Gleiche, nur moderner.“
Aus technischer Sicht ist genau das ein kritischer Moment. Denn auch wenn die Systeme verwandt sind, bedeutet ein Wechsel nicht automatisch eine Verbesserung. Wenn Prozesse, Datenstrukturen und Workarounds unverändert übernommen werden, dann wird aus einem alten NAV System sehr schnell ein neues BC System – mit den gleichen Problemen.
Wenn sich die Probleme einfach mit verlagern
Genau hier liegt ein Risiko, das wir immer wieder beobachten. Ein bestehendes System wird durch ein neues ersetzt, ohne die zugrunde liegenden Prozesse wirklich zu verändern. Die Folge ist, dass die bestehende Komplexität einfach in das neue System übertragen wird. Die Excel Liste verschwindet vielleicht – aber nur, um an anderer Stelle wieder aufzutauchen.
Was moderne Technologien tatsächlich leisten können
Gleichzeitig wäre es zu kurz gedacht, Digitalisierung nur auf Prozesse und Organisation zu reduzieren. Technologisch hat sich in den letzten Jahren sehr viel getan und viele der beschriebenen Probleme lassen sich heute deutlich besser adressieren als noch vor einigen Jahren. Gerade in Systemlandschaften rund um Business Central sehen wir heute Möglichkeiten, die früher schlicht nicht vorhanden waren.
Ein zentraler Hebel ist dabei die klare Systemarchitektur und saubere Integration. Anstatt Daten mehrfach zu pflegen oder über Exporte und Excel zu bewegen, lassen sich Systeme heute über APIs und Integrationsplattformen so anbinden, dass Daten in nahezu Echtzeit synchronisiert werden. Ein Auftrag aus dem Webshop wird direkt im ERP weiterverarbeitet, Lager und Logistik greifen darauf zu und Statusinformationen fließen ohne Zeitverzug zurück. Entscheidend ist dabei die klare Definition der Datenhoheit. Also festzulegen, welches System welche Verantwortung hat und wo Daten entstehen und gepflegt werden.
Ein weiterer wichtiger Baustein ist der Aufbau einer zentralen Datenbasis für Reporting. Anstatt Auswertungen aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen, werden Daten strukturiert in einer Datenplattform gebündelt. Dadurch entsteht eine konsistente Sicht auf Kennzahlen und Entscheidungen können auf einer gemeinsamen Grundlage getroffen werden. Gerade in Kombination mit modernen BI Lösungen wird daraus ein echter Steuerungshebel.
Auch im Bereich künstliche Intelligenz entstehen aktuell sehr konkrete Anwendungsfälle. KI kann dabei unterstützen, Daten automatisch zu klassifizieren, Dokumente zu verarbeiten, Eingaben zu validieren oder Prognosen zu verbessern. Auch im Kundenservice oder bei der Analyse großer Datenmengen lassen sich viele manuelle Schritte reduzieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Automatisierung innerhalb des ERP Systems selbst. Business Central bietet heute viele Möglichkeiten, Workflows, Prüfungen und Abläufe direkt im System abzubilden. Wenn diese konsequent genutzt werden, reduziert sich die Notwendigkeit für manuelle Eingriffe erheblich.
Der entscheidende Punkt bleibt jedoch: Diese Technologien entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn die zugrunde liegenden Daten sauber strukturiert und Prozesse klar definiert sind.
Oder technisch formuliert: Eine schlechte Datenbasis wird durch moderne Technologie nicht besser – sie wird nur schneller verarbeitet.
Digitalisierung als Kombination aus Technik und Disziplin
Digitalisierung ist aus meiner Sicht immer eine Kombination aus technischer Architektur und organisatorischer Disziplin. Es geht nicht nur darum, ein System wie Business Central einzuführen oder eine NAV Umgebung zu modernisieren, sondern auch darum, Prozesse klar zu definieren und konsequent umzusetzen. Dazu gehört auch, bestehende Workarounds zu hinterfragen und sich bewusst von Lösungen zu trennen, die zwar funktionieren, aber strukturell nicht tragfähig sind. Genau dieser Teil wird häufig unterschätzt.
Fazit
Aus technischer Sicht ist die Ausgangsfrage oft nicht, welches System das richtige ist. Die eigentliche Frage ist, ob die zugrunde liegende Daten- und Prozesslogik überhaupt sauber definiert ist. Denn solange zentrale Informationen außerhalb des Systems geführt werden, wird jedes neue System – egal ob NAV, Business Central oder ein anderes ERP – früher oder später die gleichen Probleme zeigen. Oder anders gesagt: Solange die Excel Liste der „heilige Gral“ bleibt, ist das eigentliche Problem noch nicht gelöst.
