{"id":4778,"date":"2026-10-19T11:40:24","date_gmt":"2026-10-19T09:40:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ote.de\/?p=4778"},"modified":"2026-10-19T11:40:24","modified_gmt":"2026-10-19T09:40:24","slug":"whatsapp-bestellungen-business-central","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ote.de\/de\/insights\/whatsapp-bestellungen-business-central\/","title":{"rendered":"Der Kunde bestellt per WhatsApp. Warum eigentlich nicht?"},"content":{"rendered":"

Eine Bestellung per WhatsApp? Im Lebensmittelgro\u00dfhandel ist das f\u00fcr viele Unternehmen l\u00e4ngst Alltag. Was f\u00fcr den Kunden unkompliziert ist, bedeutet auf der anderen Seite allerdings h\u00e4ufig zus\u00e4tzliche Arbeit. Nachrichten lesen, Artikel zuordnen, Verf\u00fcgbarkeiten pr\u00fcfen und die Bestellung anschlie\u00dfend im ERP-System erfassen. Wir haben deshalb einen KI-Agenten entwickelt, der genau diese Arbeit \u00fcbernehmen kann. Und dabei geht es um weit mehr als WhatsApp.<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n

Die Idee kam von einem Kunden<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Manchmal entstehen neue L\u00f6sungen nicht aus einer technischen \u00dcberlegung, sondern aus einem ganz normalen Kundengespr\u00e4ch.<\/span>\u00a0<\/span>So war es auch bei unserem WhatsApp-Agenten. Einer unserer Kunden machte unseren Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Alexander Lauermann darauf aufmerksam, wie selbstverst\u00e4ndlich WhatsApp inzwischen im Lebensmittelgro\u00dfhandel f\u00fcr Bestellungen genutzt wird.<\/span>\u00a0<\/span>Gerade in der Gastronomie oder bei kleineren Lebensmittelh\u00e4ndlern muss es h\u00e4ufig schnell gehen. Da m\u00f6chte niemand erst ein Portal \u00f6ffnen, sich anmelden und durch einen Artikelkatalog klicken.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Stattdessen kommt eine Nachricht: \u201eIch brauche morgen wieder zehn Kisten Tomaten, f\u00fcnf Kartons Paprika und die Oliven vom letzten Mal.\u201c<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

F\u00fcr den Kunden ist das einfach. F\u00fcr den Gro\u00dfh\u00e4ndler beginnt damit aber h\u00e4ufig erst die eigentliche Arbeit. Jemand muss herausfinden, welche Artikel gemeint sind, die Verf\u00fcgbarkeit pr\u00fcfen, m\u00f6glicherweise R\u00fcckfragen stellen und anschlie\u00dfend den Auftrag in Business Central erfassen.<\/span>\u00a0<\/span>Dabei liegen viele der ben\u00f6tigten Informationen l\u00e4ngst im ERP-System.<\/span>\u00a0<\/span>Warum also nicht direkt damit arbeiten?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Wenn aus einer Unterhaltung ein Auftrag wird<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Wir haben daf\u00fcr einen KI-Agenten entwickelt, der die Kommunikation \u00fcber WhatsApp mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbindet.<\/span>\u00a0<\/span>Der Kunde kann seine Bestellung in ganz normaler Sprache aufgeben. Der Agent gleicht die Angaben mit den Artikeln in Business Central ab und kann daraus direkt einen Verkaufsauftrag erstellen.<\/span>\u00a0<\/span>Dabei muss das Gespr\u00e4ch nicht nach einem festen Muster ablaufen.<\/span>\u00a0<\/span>Vielleicht m\u00f6chte der Kunde zun\u00e4chst wissen, ob seine gew\u00fcnschten Tomaten morgen lieferbar sind. Falls nicht, kann der Agent eine passende Alternative vorschlagen. Er kann Verf\u00fcgbarkeiten und Lieferzeiten abfragen oder nachsehen, welche Artikel der Kunde zuletzt bestellt hat.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Gerade bei regelm\u00e4\u00dfig wiederkehrenden Bestellungen ist das hilfreich. Nicht jeder kennt die genaue Artikelnummer oder m\u00f6chte jedes Mal dieselben Positionen erneut zusammensuchen.<\/span>\u00a0<\/span>Eine Frage wie \u201eKannst du mir das Gleiche wie letzte Woche bestellen, aber diesmal mit zwei Kisten mehr?\u201c passt schlie\u00dflich viel besser zu einer Unterhaltung als zu einem klassischen Bestellformular.<\/span>\u00a0<\/span>Der Agent nutzt daf\u00fcr die Informationen aus Business Central. Er muss also nicht raten, welche Produkte verf\u00fcgbar sind oder was der Kunde zuletzt gekauft hat.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Nat\u00fcrlich m\u00fcssen die zugrunde liegenden Artikel-, Kunden- und Bestandsdaten stimmen. Ein KI-Agent macht schlechte Stammdaten nicht automatisch besser. Aber wenn die Informationen vorhanden sind, k\u00f6nnen wir sie auf eine ganz andere Weise zug\u00e4nglich machen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

WhatsApp ist nur der Anfang<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Wir haben uns zun\u00e4chst f\u00fcr WhatsApp entschieden, weil dieser Kommunikationsweg bei unserem Kunden bereits eine wichtige Rolle spielt.<\/span>\u00a0<\/span>Der eigentliche Ansatz ist aber nicht auf WhatsApp beschr\u00e4nkt.<\/span>\u00a0<\/span>Warum sollte ein Kunde seine Bestellung nicht genauso \u00fcber einen anderen Messenger, einen Chat auf der Webseite oder einen anderen geeigneten Kommunikationskanal aufgeben k\u00f6nnen?<\/span>\u00a0<\/span>Der Agent und die dahinterliegenden Gesch\u00e4ftsprozesse m\u00fcssen daf\u00fcr nicht jedes Mal vollst\u00e4ndig neu entwickelt werden. Entscheidend ist, dass die unterschiedlichen Kan\u00e4le mit denselben Funktionen und Informationen aus Business Central verbunden werden k\u00f6nnen. Die konkrete Anbindung muss nat\u00fcrlich jeweils umgesetzt werden.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Damit er\u00f6ffnet sich ein deutlich gr\u00f6\u00dferes Feld.<\/span>\u00a0<\/span>Ein Kunde nutzt vielleicht bevorzugt WhatsApp, ein anderer m\u00f6chte \u00fcber das B2B-Portal kommunizieren und ein dritter stellt seine Anfrage lieber \u00fcber einen Chat auf der Webseite.<\/span>\u00a0<\/span>F\u00fcr den Gro\u00dfh\u00e4ndler w\u00e4re es ideal, wenn daraus nicht drei unterschiedliche Prozesse entstehen, sondern die Anfragen \u00fcber eine gemeinsame Logik bearbeitet werden k\u00f6nnen.<\/span>\u00a0<\/span>Denn letztlich ist es dem ERP-System egal, \u00fcber welchen Kanal ein Auftrag eingeht. Entscheidend ist, dass der richtige Kunde erkannt wird, die Artikel eindeutig zugeordnet werden und die Bestellung korrekt verarbeitet wird.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Und was ist mit dem pers\u00f6nlichen Kontakt?<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Nat\u00fcrlich m\u00f6chten wir nicht jede Kundenkommunikation automatisieren.<\/span>\u00a0<\/span>Gerade im Lebensmittelgro\u00dfhandel gibt es Situationen, in denen pers\u00f6nliche Beratung wichtig ist. Vielleicht ben\u00f6tigt ein Kunde eine besondere Zusammenstellung, m\u00f6chte eine Reklamation besprechen oder hat eine Frage, die sich nicht einfach anhand der vorhandenen ERP-Daten beantworten l\u00e4sst.<\/span>\u00a0<\/span>Deshalb kann die Unterhaltung bei Bedarf an einen Mitarbeiter \u00fcbergeben werden.<\/span>\u00a0<\/span>Ich finde, das ist ein wichtiger Bestandteil der L\u00f6sung. Der Agent soll nicht verhindern, dass Kunden mit Menschen sprechen. Er soll die wiederkehrenden Anfragen und Bestellungen \u00fcbernehmen, bei denen ein pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch h\u00e4ufig gar nicht notwendig ist.<\/span>\u00a0<\/span>So bleibt mehr Zeit f\u00fcr die F\u00e4lle, in denen die Erfahrung und das Wissen der Mitarbeiter tats\u00e4chlich gefragt sind.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

WhatsApp und Datenschutz \u2013 das muss man ber\u00fccksichtigen<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Bei der gesch\u00e4ftlichen Nutzung von WhatsApp stellt sich nat\u00fcrlich auch die Frage nach dem Datenschutz. Schlie\u00dflich werden bei einer Bestellung nicht nur Artikel und Mengen \u00fcbertragen, sondern unter Umst\u00e4nden auch personenbezogene Daten, Telefonnummern, Ansprechpartner und Informationen \u00fcber bisherige Eink\u00e4ufe.<\/span>\u00a0<\/span>Deshalb reicht es nicht, einen Messenger technisch mit Business Central zu verbinden.<\/span>\u00a0<\/span>F\u00fcr den produktiven Einsatz muss gekl\u00e4rt sein, welche Daten verarbeitet werden, welche Dienstleister daran beteiligt sind und auf welcher rechtlichen Grundlage die Kommunikation erfolgt. Auch die Information der Kunden, m\u00f6gliche Daten\u00fcbermittlungen in Drittl\u00e4nder und die Aufbewahrung der Nachrichten geh\u00f6ren dazu.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Ebenso wichtig ist, dass der Agent nur die Informationen aus Business Central abrufen darf, die dem jeweiligen Kunden tats\u00e4chlich zugeordnet sind. Eine Telefonnummer allein sollte beispielsweise nicht ungepr\u00fcft ausreichen, um vertrauliche Bestell- oder Preisinformationen offenzulegen.<\/span>\u00a0<\/span>Die WhatsApp Business Plattform bietet technische und vertragliche Grundlagen f\u00fcr eine gesch\u00e4ftliche Integration. Ob die gesamte L\u00f6sung datenschutzkonform betrieben wird, h\u00e4ngt aber auch von ihrer konkreten Umsetzung und den angebundenen Systemen ab.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Und genau hier ist die M\u00f6glichkeit, andere Kommunikationskan\u00e4le einzusetzen, ebenfalls hilfreich. Unternehmen k\u00f6nnen so den Kanal w\u00e4hlen, der zu ihren Kunden und ihren organisatorischen oder datenschutzrechtlichen Anforderungen passt.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Vielleicht braucht der Kunde bald gar keine ERP-Maske mehr<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Unser Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Alexander Lauermann hat vor Kurzem in seinem Beitrag <\/span>https:\/\/www.ote.de\/de\/insights\/ki-im-erp-2\/<\/span><\/a> beschrieben, warum wir k\u00fcnftig m\u00f6glicherweise immer weniger direkt in ERP-Systemen arbeiten werden.<\/span>\u00a0<\/span>Seine \u00dcberlegung ist, dass wir Informationen nicht mehr m\u00fchsam \u00fcber verschiedene Masken zusammensuchen und anschlie\u00dfend Aktionen manuell ausf\u00fchren m\u00fcssen. Stattdessen sprechen wir mit einem Agenten, der auf die ERP-Daten zugreift und die entsprechenden Schritte f\u00fcr uns \u00fcbernimmt.<\/span>\u00a0<\/span>Unser WhatsApp-Agent ist f\u00fcr mich ein ziemlich konkretes Beispiel daf\u00fcr, wie das bereits heute aussehen kann.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Der Kunde muss Business Central \u00fcberhaupt nicht kennen. Er muss weder wissen, wie ein Verkaufsauftrag aufgebaut ist, noch welche Felder daf\u00fcr ausgef\u00fcllt werden m\u00fcssen. Er beschreibt einfach, was er ben\u00f6tigt.<\/span>\u00a0<\/span>Der Agent \u00fcbernimmt die Verbindung zum ERP-System.<\/span>\u00a0<\/span>Und auch auf der Seite des Gro\u00dfh\u00e4ndlers muss nicht mehr jede eingehende Bestellung manuell in einer Maske erfasst werden.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Business Central bleibt dabei weiterhin das System, in dem Kunden, Artikel, Preise, Verf\u00fcgbarkeiten und Auftr\u00e4ge verwaltet werden. Nur der Weg dorthin ver\u00e4ndert sich.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Nicht jeder Prozess braucht eine neue Oberfl\u00e4che<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Ich finde an unserem WhatsApp-Agenten vor allem interessant, dass wir keinen neuen Bestellprozess erfinden mussten.<\/span>\u00a0<\/span>Die Kunden bestellen bereits \u00fcber WhatsApp. Die Informationen liegen bereits in Business Central. Und die Mitarbeiter wissen schon heute, wie sie aus einer solchen Nachricht einen Auftrag machen.<\/span>\u00a0<\/span>Wir haben diese beiden Seiten miteinander verbunden und einen Agenten dazwischengeschaltet, der einen gro\u00dfen Teil der bisherigen manuellen Arbeit \u00fcbernehmen kann.<\/span>\u00a0<\/span>Nat\u00fcrlich wird das nicht bei jeder Bestellung und in jeder Situation ohne R\u00fcckfragen funktionieren. Auch die Zuordnung der Artikel, die Pr\u00fcfung von Verf\u00fcgbarkeiten und die korrekte Auftragserstellung m\u00fcssen zuverl\u00e4ssig funktionieren.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Aber wir m\u00fcssen den Kunden nicht erst davon \u00fcberzeugen, einen v\u00f6llig neuen Kommunikationsweg zu nutzen.<\/span>\u00a0<\/span>Vielleicht liegt genau darin eine der gr\u00f6\u00dften Chancen solcher KI-Agenten: Wir k\u00f6nnen vorhandene Gesch\u00e4ftsprozesse vereinfachen, ohne dass die Menschen daf\u00fcr unbedingt ihr bisheriges Verhalten \u00e4ndern m\u00fcssen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Bestellungen per WhatsApp geh\u00f6ren im Lebensmittelgro\u00dfhandel zum Alltag. Unser KI-Agent verbindet die Unterhaltung mit Business Central, pr\u00fcft Verf\u00fcgbarkeiten und erstellt Verkaufsauftr\u00e4ge. Der Ansatz l\u00e4sst sich auch auf weitere Kommunikationskan\u00e4le \u00fcbertragen.<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":4783,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_kad_post_transparent":"default","_kad_post_title":"default","_kad_post_layout":"default","_kad_post_sidebar_id":"","_kad_post_content_style":"default","_kad_post_vertical_padding":"default","_kad_post_feature":"","_kad_post_feature_position":"","_kad_post_header":false,"_kad_post_footer":false,"footnotes":""},"categories":[306,221],"tags":[573,574,88,572,575,65,576,571,570],"class_list":["post-4778","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-business-central","category-kuenstliche-intelligenz","tag-automatisierte-auftragserfassung","tag-bestellautomatisierung","tag-ki-im-erp","tag-ki-agent-lebensmittelgrosshandel","tag-messenger-erp-integration","tag-microsoft-dynamics-365-business-central","tag-verkaufsauftraege-automatisieren","tag-whatsapp-bestellungen","tag-whatsapp-business-central"],"yoast_head":"\nDer Kunde bestellt per WhatsApp. Warum eigentlich nicht? 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