{"id":4687,"date":"2026-10-13T12:41:39","date_gmt":"2026-10-13T10:41:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ote.de\/?p=4687"},"modified":"2026-10-19T11:45:05","modified_gmt":"2026-10-19T09:45:05","slug":"business-central-berechtigungen-ki-agent","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ote.de\/de\/insights\/business-central-berechtigungen-ki-agent\/","title":{"rendered":"Business Central Berechtigungen mit KI erstellen: Von 1.300 Gruppen zu einem \u00fcbersichtlichen Konzept"},"content":{"rendered":"

Manche Aufgaben geh\u00f6ren bei der Arbeit mit Microsoft Dynamics 365 Business Central einfach dazu, auch wenn man sie nicht unbedingt gerne macht. Berechtigungss\u00e4tze zu erstellen ist f\u00fcr mich so ein Fall. Als bei einem Kundenprojekt pl\u00f6tzlich rund 1.300 m\u00f6gliche Berechtigungsgruppen im Raum standen, habe ich angefangen, mich intensiver mit einer Idee zu besch\u00e4ftigen: Kann mir ein KI-Agent einen Teil dieser Arbeit abnehmen?<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n

Wenn aus einer Umstellung ein Berechtigungsproblem wird<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Bei einem unserer aktuellen Kundenprojekte geht es um die Umstellung von NAV 2017 auf Business Central. Dabei sollen auch die bisherigen Benutzerberechtigungen in eine neue Struktur \u00fcberf\u00fchrt werden.<\/span>\u00a0<\/span>Das klingt zun\u00e4chst nach einer normalen Aufgabe bei einer ERP-Migration. Allerdings waren die Berechtigungen bisher individuell an die einzelnen Benutzer vergeben worden und \u00fcber viele Jahre gewachsen. Als ich versucht habe, daraus eine Struktur f\u00fcr die k\u00fcnftige Verwaltung \u00fcber Microsoft Entra-Sicherheitsgruppen abzuleiten, kamen ungef\u00e4hr 1.300 m\u00f6gliche Gruppenkombinationen heraus.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Das war nat\u00fcrlich keine besonders gute Ausgangslage.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Man h\u00e4tte jetzt versuchen k\u00f6nnen, diese Gruppen nach und nach zusammenzufassen und daraus ein halbwegs \u00fcbersichtliches Konzept zu machen. Aber eigentlich wollten wir ja nicht die alte Berechtigungsstruktur m\u00f6glichst genau nachbauen, sondern eine vern\u00fcnftige neue L\u00f6sung finden.<\/span> \u00a0<\/span>Also haben wir uns noch einmal angeschaut, welche T\u00e4tigkeiten die Mitarbeiter tats\u00e4chlich ausf\u00fchren und welche Berechtigungen sie daf\u00fcr ben\u00f6tigen.<\/span>\u00a0<\/span>Mit diesen Informationen konnte ich einen anderen Ansatz ausprobieren. F\u00fcr die beiden zun\u00e4chst betrachteten Mandanten haben wir auf diese Weise jeweils acht Gruppen definiert. Ob damit alle Anforderungen abgedeckt sind, m\u00fcssen wir noch testen. Aber das Konzept sieht schon deutlich \u00fcbersichtlicher aus.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Einen KI-Agenten hatte ich mir bereits vorbereitet<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Ich hatte schon vorher angefangen, mit Microsoft Copilot einen eigenen Agenten f\u00fcr die Erstellung von Business-Central-Berechtigungss\u00e4tzen zu entwickeln.<\/span>\u00a0<\/span>Das ist kein fertiges Produkt, sondern ein Werkzeug, das ich mir f\u00fcr meine Arbeit zusammengestellt habe. Die Idee war eigentlich recht einfach: Wenn ich dem Agenten die Anforderungen und die vorhandenen Berechtigungen zur Verf\u00fcgung stelle, m\u00fcsste er mir doch zumindest einen gro\u00dfen Teil der technischen Zusammenstellung abnehmen k\u00f6nnen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Inzwischen verwende ich ihn in zwei unterschiedlichen Kundenprojekten.<\/span>\u00a0<\/span>Er hilft mir dabei, vorhandene Standardberechtigungen sinnvoll zu nutzen und dort, wo sie nicht ausreichen, zus\u00e4tzliche Berechtigungss\u00e4tze vorzuschlagen. Die Ergebnisse kann ich anschlie\u00dfend in Business Central \u00fcbernehmen und testen.<\/span>\u00a0<\/span>Das funktioniert mittlerweile ganz ordentlich. Nat\u00fcrlich nicht immer beim ersten Versuch. Wenn Berechtigungen fehlen oder etwas nicht wie erwartet funktioniert, muss ich nacharbeiten. Aber ich muss eben nicht mehr alles selbst von Hand zusammenstellen.<\/span>\u00a0<\/span>Hilfreich finde ich vor allem, dass ich mit dem Agenten auch verschiedene Konzepte durchspielen kann. Gerade bei den urspr\u00fcnglich 1.300 m\u00f6glichen Gruppen war das sinnvoll. Statt mich nur mit dem bisherigen Berechtigungsbestand zu besch\u00e4ftigen, konnte ich einen anderen Ansatz auf Grundlage der tats\u00e4chlichen T\u00e4tigkeiten ausprobieren.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Ganz ohne Schwierigkeiten geht es nicht<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Eine Herausforderung ist f\u00fcr mich momentan noch, die Ergebnisse \u00fcber mehrere Arbeitssitzungen hinweg zuverl\u00e4ssig verf\u00fcgbar zu halten.<\/span>\u00a0<\/span>Deshalb dokumentiere ich wichtige Entscheidungen, Arbeitsanweisungen und Zwischenergebnisse in den jeweiligen Projektordnern. So kann ich bei der n\u00e4chsten Sitzung wieder darauf aufbauen, ohne alles erneut erkl\u00e4ren zu m\u00fcssen.<\/span>\u00a0<\/span>Das ist momentan noch etwas umst\u00e4ndlich, funktioniert aber. Langfristig w\u00fcrde ich die Informationen gerne so organisieren, dass der Agent noch besser auf das Wissen aus den bisherigen Arbeitsschritten zugreifen kann.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Auch die Qualit\u00e4t der Ergebnisse h\u00e4ngt nat\u00fcrlich davon ab, welche Informationen ich dem Agenten gebe. Wenn die Anforderungen unklar sind, kann er daraus kein vern\u00fcnftiges Berechtigungskonzept erstellen.<\/span>\u00a0<\/span>Und gerade bei Berechtigungen muss man sehr genau hinschauen. Schlie\u00dflich soll ein Mitarbeiter alles machen k\u00f6nnen, was er f\u00fcr seine T\u00e4tigkeit ben\u00f6tigt, aber eben auch nicht mehr.<\/span>\u00a0<\/span>Deshalb teste ich die erstellten Berechtigungss\u00e4tze zun\u00e4chst selbst in einer Sandbox. Anschlie\u00dfend m\u00fcssen die Anwender pr\u00fcfen, ob ihre tats\u00e4chlichen Arbeitsabl\u00e4ufe damit funktionieren.<\/span>\u00a0<\/span>Die Entscheidung, wer welche Rechte bekommen soll, trifft weiterhin der Kunde. Der Agent unterst\u00fctzt mich bei der Umsetzung, nimmt uns diese Verantwortung aber nicht ab.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Was ich als N\u00e4chstes ausprobieren m\u00f6chte<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Im Moment sammle ich mit den beiden Projekten erst einmal Erfahrungen. Dabei merke ich, dass sich bestimmte Fragestellungen wiederholen, obwohl die Kunden ganz unterschiedlich arbeiten.<\/span>\u00a0<\/span>Deshalb w\u00fcrde ich den Agenten gerne so weiterentwickeln, dass er k\u00fcnftig bereits bei der Erfassung der Anforderungen unterst\u00fctzt. Er k\u00f6nnte beispielsweise die notwendigen Fragen zu den T\u00e4tigkeiten und Benutzergruppen stellen und daraus einen ersten Vorschlag f\u00fcr ein Berechtigungskonzept erstellen.<\/span>\u00a0<\/span>Auch die Erfahrungen aus bisherigen Projekten w\u00fcrde ich gerne besser wiederverwenden. Es w\u00e4re schlie\u00dflich wenig sinnvoll, bei jedem neuen Kunden dieselben Fragen wieder von vorne zu kl\u00e4ren.<\/span>\u00a0<\/span>Ein weiterer Gedanke betrifft sp\u00e4tere \u00c4nderungen in Business Central. Wenn neue Funktionen entwickelt oder zus\u00e4tzliche Module eingef\u00fchrt werden, m\u00fcssen manchmal auch Berechtigungen angepasst werden. Vielleicht kann ein Agent k\u00fcnftig anhand solcher \u00c4nderungen zumindest erkennen, wo eine \u00dcberpr\u00fcfung notwendig ist.<\/span>\u00a0<\/span>Das ist bisher allerdings nur eine \u00dcberlegung. Ob das zuverl\u00e4ssig funktioniert, m\u00fcsste ich erst noch ausprobieren.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Nicht alles muss man selbst machen<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Ich bin mit meinem Berechtigungsagenten noch l\u00e4ngst nicht fertig. Die beiden Kundenprojekte laufen, wir testen die Ergebnisse und ich passe das Werkzeug immer wieder an.<\/span>\u00a0<\/span>Aber ich merke bereits, dass sich die Arbeit damit ver\u00e4ndert.<\/span>\u00a0<\/span>Fr\u00fcher h\u00e4tte ich einen gro\u00dfen Teil meiner Zeit damit verbracht, einzelne Berechtigungss\u00e4tze zusammenzustellen und zu vergleichen. Jetzt kann ich dem Agenten diese Arbeit zumindest teilweise \u00fcberlassen und mich st\u00e4rker darum k\u00fcmmern, ob das Berechtigungskonzept f\u00fcr den Kunden \u00fcberhaupt sinnvoll ist.<\/span>\u00a0<\/span>Das bedeutet nicht, dass ich weniger \u00fcber Business-Central-Berechtigungen wissen muss. Im Gegenteil. Ich muss die Vorschl\u00e4ge schlie\u00dflich beurteilen k\u00f6nnen und erkennen, wenn etwas nicht passt.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

F\u00fcr mich ist das bisher eine ganz praktische Anwendung von KI. Ich hatte eine Aufgabe, die viel manuelle Arbeit verursacht, und habe ausprobiert, ob ich sie mit einem Agenten einfacher erledigen kann.<\/span>\u00a0<\/span>Das klappt noch nicht alles so, wie ich es gerne h\u00e4tte. Aber gut genug, dass ich damit weitermachen m\u00f6chte.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Die Erstellung von Berechtigungss\u00e4tzen geh\u00f6rt nicht zu meinen Lieblingsaufgaben in Business Central. Als in einem Kundenprojekt rund 1.300 m\u00f6gliche Gruppenkombinationen entstanden, stellte sich die Frage: Kann ein KI-Agent diese Arbeit vereinfachen? Ein Erfahrungsbericht aus zwei aktuellen 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